Voor veel teams is Trello de eerste kennismaking met online projectborden. En terecht: het is gratis, je snapt het in vijf minuten en kaartjes slepen voelt lekker. Maar wie er een tijd mee werkt, herkent waarschijnlijk dit patroon. Het overleg gebeurt in WhatsApp, de bestanden staan in Google Drive of komen binnen via WeTransfer, en het bord zelf loopt langzaam achter op de werkelijkheid. Je hebt drie apps nodig om één project te volgen.
Waar Trello begint te knellen
Trello doet één ding goed: taken in kolommen zetten. Alles daaromheen moet ergens anders vandaan komen. In de praktijk lopen teams tegen deze punten aan:
- Communicatie gebeurt buiten het bord om. De reacties onder een kaartje leest niemand, dus het echte gesprek verhuist naar WhatsApp of e-mail. Daar vind je drie weken later niets meer terug.
- Bestanden raken verspreid. Een bijlage hier, een Drive-link daar, een mailtje met "definitieve versie 2". Welke versie was nou akkoord?
- Basisfuncties zitten achter power-ups. Een agenda, velden of herinneringen: voor veel praktische zaken heb je uitbreidingen of het betaalde plan nodig.
- Alles is Engels. Voor jou misschien geen punt, maar wel voor die ene collega of klant die je toegang geeft.
- Je data staat bij een Amerikaans bedrijf. Trello valt onder Atlassian. Voor veel bedrijven prima, maar wie AVG-gevoelig werk doet denkt hier liever even over na.
Wat mag je van een alternatief verwachten?
De lat ligt hoger dan "ook kaartjes slepen". Een goed alternatief lost het versnipperingsprobleem op. Concreet betekent dat: taken, overleg en bestanden op één plek, zodat de context bij elkaar blijft. In je eigen taal. Met data op Europese servers. En met een prijs die je zonder rekenmachine begrijpt.
Zo pakt Xion het aan
Xion is gebouwd in Nederland, precies rond dat idee van alles bij elkaar. Je krijgt hetzelfde vertrouwde kanban-bord als in Trello, dus je team hoeft niets nieuws te leren. Het verschil zit in wat eromheen zit: elke project heeft een eigen chat, bestanden hangen aan de taak waar ze bij horen, en voor gevoelige documenten zoals contracten en facturen is er een versleutelde kluis. De hele omgeving is Nederlands en je data staat op Europese servers.
Zelf vergelijken? Het Starter-plan is gratis, zonder creditcard en zonder einddatum. Zet er één project in en je weet binnen een dag of het bevalt.
Probeer Xion gratisWanneer is Trello gewoon prima?
Eerlijk is eerlijk: soms hoef je niet over te stappen. Leunt je bedrijf al zwaar op andere Atlassian-producten zoals Jira en Confluence, dan is Trello een logische keuze. Heb je honderden specifieke integraties nodig, dan wint het enorme power-up-aanbod van Trello het op dit moment. En werk je alleen, zonder klanten of teamleden, dan is bijna elke tool goed genoeg.
Herken je je juist in het versnipperde plaatje hierboven, met overleg en bestanden die overal en nergens staan? Dan levert een overstap je elke week zoektijd op.
Overstappen in drie stappen
- Maak een gratis account aan. Dat duurt ongeveer 30 seconden.
- Zet je Trello-lijsten om naar kolommen. Houd dezelfde indeling aan, dan voelt het bord meteen vertrouwd. De meeste teams zijn hier een half uurtje mee bezig.
- Nodig je team uit. Collega's krijgen een mailtje en kunnen direct meedoen, tot vijf personen zelfs gratis.
Werk je veel alleen? Lees dan ook ons artikel over projectmanagement voor ZZP'ers, daarin staat een opzet die je in tien minuten neerzet.
Wil je de twee naast elkaar zien, functie voor functie? Dat staat op Xion vergeleken met Trello, inclusief waar Trello het beter doet en wanneer je beter kunt blijven zitten.