Documenten en bestanden op één plek: einde aan het zoeken

Even snel dat ene bestand erbij pakken. Was het nou een mailbijlage? Stond het in Drive, of toch op je bureaublad? Of stuurde je collega het via de chat? Tegen de tijd dat je het gevonden hebt, ben je je concentratie kwijt en is het koffie halen geworden. Herkenbaar, en het kost meer tijd dan je denkt.

Waarom je bestanden altijd zoekraken

Het ligt niet aan jou. Het ligt eraan dat er geen vaste plek is. Een document begint als bijlage, wordt doorgestuurd via de chat, iemand zet een kopie in een gedeelde map, en voor je het weet zijn er drie versies die net iets van elkaar verschillen. Niemand weet meer welke de goede is. Hoe meer plekken, hoe groter de kans dat je op de verkeerde uitkomt.

De oplossing is niet nóg een map ergens. De oplossing is één plek waar je bestanden logisch bij je werk staan, in plaats van los ernaast.

Bestanden bij je werk, niet ernaast

Het grote verschil zit hem hierin: bewaar je een bestand in een losse cloudmap, dan staat het los van waar je het voor nodig hebt. Koppel je het aan de taak of het project waar het bij hoort, dan vind je het altijd terug via je werk. Je zoekt niet meer op bestandsnaam die je half vergeten bent, je gaat gewoon naar de taak en het bestand ligt er.

In Xion heet die plek gewoon Bestanden. Het is bewust breed: niet alleen documenten, maar ook pdf's, foto's, geluid en video. Alles wat je bij de hand wilt hebben, met een paar dingen die het dagelijks gebruik prettig maken:

• Van mij en Gedeeld. Wat alleen voor jou is blijft privé; wat het team of gezin nodig heeft zet je in de gedeelde ruimte. Duidelijk gescheiden, geen twijfel wie wat ziet.
• Voorvertoning zonder downloaden. Foto's, pdf's, video en audio bekijk je direct, zonder eerst een bestand te openen in een ander programma.
• Zoeken in de inhoud. Je zoekt niet alleen op naam, maar ook op wat er ín een pdf of document staat. Handig als je de naam niet meer weet, maar wel een woord uit de tekst.
• Versiegeschiedenis. Een nieuwe versie geüpload of een document aangepast? De vorige blijft bewaard, dus terugdraaien kan altijd.
• Labels en filters. Geef bestanden een kleurlabel en filter op type, zodat je grote hoeveelheden overzichtelijk houdt.

Werk je al met Google?

Dan hoef je niet alles overnieuw te doen. Je kunt bestanden uit Google Drive importeren of er juist naartoe uploaden, en een Google Doc aanmaken vanuit Xion. Zo blijft je bestaande manier van werken intact en heb je er een plek bij die alles samenbrengt in plaats van het te vervangen.

Zo begin je zonder chaos

Alles in één keer overzetten werkt zelden. Doe het rustig:

1. Begin bij een lopend project. Zet alleen de bestanden van dat ene project op de nieuwe plek. Niet je hele archief.
2. Koppel ze aan de taken. Hang het contract aan de taak die erover gaat. Vanaf nu vind je het via je werk terug.
3. Spreek af waar het staat. Eén afspraak in het team ("nieuwe bestanden gaan hierheen") voorkomt dat de oude chaos terugsluipt.
4. Laat het archief met rust. Oude spullen mogen blijven staan waar ze staan. Je hoeft alleen vooruit netjes te werken, niet achteruit op te ruimen.

En het echt vertrouwelijke?

Niet elk bestand hoort in de gedeelde werkruimte. Voor kopieën van identiteitsbewijzen, contracten of andere gevoelige stukken is er de kluis: eind-tot-eind versleuteld, zodat zelfs wij er niet bij kunnen. Hoe je dat slim inzet lees je in veilig bestanden delen en de AVG. En wil je een document door een klant laten goedkeuren, dan helpt offerte online laten goedkeuren je op weg.

En waarom Xion zo is opgezet, met werk en huishouden in één app, lees je op waarom Xion.