Het werk voor je klanten vergeet je niet, daar word je voor betaald. De rest wel. De btw-aangifte die elk kwartaal terugkomt, de facturen die aan het eind van de maand de deur uit moeten, die ene verzekering die je elk jaar opnieuw moet bekijken. Het zijn klussen van een half uur, maar ben je ze vergeten, dan kost het je een boete of een ongemakkelijk mailtje. En het zijn precies de klussen die je elke keer opnieuw moet onthouden.
Welke klussen komen steeds terug?
Bij de meeste zzp'ers ziet het ritme er ongeveer zo uit:
- Elk kwartaal: de btw-aangifte. Aangifte doen en betalen doe je uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan heb je deze niet.
- Elke maand: facturen en uren. Uren doorsturen, facturen maken, kijken welke facturen nog openstaan.
- Elk jaar: de aangifte inkomstenbelasting. Die doe je vóór 1 mei, of je vraagt op tijd uitstel aan.
- Elk jaar: de vaste lasten. Je verzekeringen nalopen, je domeinnaam verlengen, abonnementen opzeggen die je niet meer gebruikt.
Los van elkaar is het niets. Bij elkaar is het een lijstje dat je in je hoofd meedraagt, en daar hoort het niet.
Zet het één keer klaar
In Xion maak je voor zo'n klus een taak met een deadline, en je kiest hoe vaak hij terugkomt: elke dag, elke week, elke maand of elk jaar. Vink je de taak af, dan staat de volgende de ochtend erna klaar in je eerste kolom, met de nieuwe deadline. De omschrijving en de herinnering gaan mee. Wil je dat het ooit stopt, bijvoorbeeld omdat een contract afloopt, dan geef je een einddatum op.
Een handig gebruik van die omschrijving: zet er je vaste stappen in. "Bonnetjes van dit kwartaal uploaden, openstaande facturen nalopen, aangifte doen, betalen." Dan hoef je ook de volgorde niet meer te onthouden.
En per kwartaal?
Xion herhaalt per dag, week, maand of jaar. Voor de btw-aangifte maak je daarom vier taken die elk jaar terugkomen, één per kwartaal: met als deadline 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Dat is tien minuten werk, en daarna hoef je er nooit meer aan te denken. Vink je de aangifte van het eerste kwartaal af, dan staat die van volgend jaar alweer klaar.
Je vaste klussen op een rij? Terugkerende taken en herinneringen zitten in het gratis Starter-plan. Maak een project "Administratie" en zet er je vaste klussen in.
Probeer Xion gratisEen herinnering op het goede moment
Een deadline zien helpt pas als je hem op tijd ziet. Standaard krijg je in Xion een mail op de dag zelf, de dag ervoor, en drie en zeven dagen ervoor. Alles in één mail per dag, niet vier losse. Per taak kun je ook kiezen voor één vast moment: een dag, drie dagen, een week, twee weken of een maand van tevoren. Heb je pushmeldingen aangezet, dan krijg je hem ook op je telefoon.
Voor de btw-aangifte werkt twee weken van tevoren goed: dan heb je tijd om je bonnetjes bij elkaar te zoeken zonder dat het haastwerk wordt.
Tips om het vol te houden
- Eén project voor je administratie. Houd het los van je klantwerk, dan zie je in één oogopslag wat er aan de zakelijke kant moet gebeuren.
- Zet de deadline iets vóór de echte datum. Een deadline op de 25e in plaats van de 31e geeft je ruimte als het tegenzit.
- Vink pas af als het echt klaar is. Afvinken zet de volgende klaar. Is de aangifte gedaan maar nog niet betaald, laat de taak dan nog even staan.
Meer over hoe je als zelfstandige je werk overzichtelijk houdt, lees je in projectmanagement voor zzp'ers. Wat Xion verder voor zelfstandigen doet, staat op Xion voor zzp.